Valoración documental en Colombia: una propuesta metodológica desde el análisis funcional y el enfoque institucional

Resumen

Este artículo presenta los resultados de la investigación titulada “Hacia una reconfiguración del proceso de valoración documental en Colombia, a partir de las corrientes teóricas y la normatividad archivística (1960-2020)”, en la que se muestra una propuesta para mejorar el proceso, en respuesta al contexto actual de producción y uso de los documentos de archivo en la nación. El estudio se enfocó en proponer una alternativa a la metodología actual para la valoración de documentos, basada en integrar elementos de diferentes enfoques teóricos archivísticos contemporáneos y las prácticas sobre valoración desarrolladas en el país. La propuesta metodológica se estructura en dos fases. La primera sugiere un análisis funcional por sectores, en el cual se identifican y priorizan tanto las funciones como las actividades clave para la preservación del patrimonio documental. La segunda fase se centra en la valoración documental en el nivel institucional, plantea crear un solo instrumento archivístico, las tablas de valoración documental, que reflejen una comprensión integral de las funciones de las entidades y su producción documental. Finalmente, se concluye que el proceso de valoración documental en Colombia requiere ajustes para que coincida con las realidades contemporáneas, incluyendo la vinculación de los(as) ciudadanos(as) como usuarios(as) de la información de los archivos y participantes activos(as) de la construcción del patrimonio documental, que refleje de mejor manera la memoria social y cultural del país.